archiefconserveringsregels

Archiefconserveringsregels zijn de normen, procedures en best practices die organisaties gebruiken om archiefmateriaal te bewaren en toegankelijk te houden op lange termijn. Het doel is de authenticiteit en integriteit van bronnen te beschermen en ze beschikbaar te houden voor toekomstig onderzoek en gebruik.

Toepassingsgebied: deze regels gelden voor archieven, overheidsinstellingen, musea en bibliotheken die archiefstukken bewaren. Ze betreffen verschillende materiaalsoorten, zoals papier, foto's, film, geluidsopnamen en digitale bestanden, en de opslagruimtes en systemen waarin ze worden bewaard.

Preventieve conservering omvat omgevingsbeheersing (temperatuur en relatieve vochtigheid, licht en UV-straling), veilige opslag en huisvesting (acidvrije verpakking, houders en kasten), en correcte hantering en transport om beschadiging te voorkomen.

Curatieve conservering betreft herstel en stabilisatie van beschadigd materiaal en duurzame vervanging waar nodig. Digitale conservering omvat migratie van formaten, backups, checksums en metadata om authenticiteit en toegankelijkheid te waarborgen.

Beheer van toegang, privacy en rechten: regels bepalen wie toegang heeft tot materiaal, hoe privacygevoelige informatie wordt behandeld en hoe auteursrechten worden gerespecteerd. Tevens gaat men uit van een bewaringsketen om integriteit te waarborgen.

Disaster- en risicobeheer: rampenplannen, beveiliging tegen brand en waterschade, ongediertebestrijding en regelmatige controles zijn opgenomen om verliezen te beperken en snel te kunnen herstellen.

Governance en naleving: conserveringsinterventies worden gedocumenteerd, medewerkers getraind en de praktijk getoetst aan nationale en internationale normen. Regelmatige audits en evaluaties bevorderen consistentie en verantwoording.