Upphandlingsstrategi

Upphandlingsstrategi är en övergripande plan som beskriver hur en organisation ska genomföra upphandlingar av varor, tjänster och byggentreprenader för att stödja verksamhetsmålen, säkerställa kvalitet och leveranssäkerhet samt optimera kostnader över livscykeln. Den fungerar som ram för beslut om vilka upphandlingsmetoder som används, hur krav formuleras och hur kontrakt hanteras.

Den ska ta hänsyn till ekonomiska och organisatoriska mål samt riskhantering och hållbarhet. En väl utformad strategi främjar konkurrensneutralitet, transparens, likabehandling och följsamhet med lagstiftning samt ger en tydlig beslutsstruktur och ansvarsfördelning i upphandlingsprocessen.

Viktiga komponenter i en upphandlingsstrategi är behovsanalys och marknadsanalys, kravställning och val av upphandlingsform, leverantörsval och kontraktshantering, uppföljning och förändringsarbete samt utveckling av långsiktiga leverantörsrelationer och leveranssäkerhet. Den ska också beskriva hur livscykelkostnader och hållbarhetsaspekter vägs in i beslutsunderlaget.

Processen omfattar behovsidentifiering, val av upphandlingsform och kravspecifikation, annonsering eller upphandling, utvärdering, kontrakt och uppföljning. Strategin bör ange hur risker bedöms och kontrolleras samt hur uppföljning och kontraktsförvaltning sker över kontraktsens livstid.

Juridisk ram inkluderar principerna om öppenhet, rättvisa och icke-diskriminering. Inom offentlig sektor regleras upphandlingen av lagen om offentlig upphandling och tillhörande förordningar; i privat sektor styrs arbetet av interna policyer och affärsmål. Implementering kräver tydlig styrning, tydliga roller och kontinuerlig uppföljning.