Recordsmanagementsystemen

Recordsmanagementsystemen (RMS) zijn informatiesystemen die organisaties ondersteunen bij het creëren, vastleggen, bewaren, ordenen en vernietigen van records gedurende hun gehele levenscyclus. Records onderscheiden zich van overige documenten doordat ze bewijskracht en mogelijk juridische waarde hebben.

Belangrijke functionaliteiten zijn onder meer classificatie en metadatamodels, taxonomie, workflows voor lifecycle management, retention schedules, automatische vernietiging, legal holds, beveiliging en toegangscontrole, audit trails, versiebeheer en digitale handtekeningen.

RMS dragen bij aan naleving van wet- en regelgeving en privacyregelgeving. Ze ondersteunen beleidsvoering, bewaring en verantwoording. Voor internationale standaarden wordt vaak verwezen naar ISO 15489 Records Management; jurisdictie-specifieke regels gelden ook.

Implementatie kan on-premises, in de cloud of hybride plaatsvinden. Ze worden doorgaans geïntegreerd met andere bedrijfsapplicaties zoals ERP, CRM en e-mail, en bieden API’s voor uitwisseling en interoperabiliteit, bijvoorbeeld voor eDiscovery en juridisch vasthouden.

De voordelen zijn onder meer betere naleving en vindbaarheid, minder risico's en kostenbesparingen door efficiënter recordsbeheer. Uitdagingen zijn onder meer verandermanagement, migratie van bestaande gegevens, juiste classificatie en het onderhoud van retentieschema's.