Prozesslücken

Prozesslücken bezeichnen Lücken oder Unvollständigkeiten in einem Prozess, bei denen Arbeitsschritte fehlen, Zuständigkeiten unklar bleiben oder Kontrollen fehlen. Sie entstehen oft dort, wo Prozesse nicht ausreichend dokumentiert oder standardisiert sind und sich Änderungen schwierig nachverfolgen lassen.

Ursachen inkluderung häufigere Ursachen:

- Unklare Prozessdefinitionen und fehlende Standardarbeitsanweisungen (SOPs)

- Fragmentierung der Organisation und Silodenken

- Veraltete oder fehlende Prozessdokumentation

- Komplexe, mehrstufige Freigabe- und Übergabepunkte

- Technische Schnittstellen und Dateninkonsistenzen

- Mangelndes Änderungsmanagement und Governance

Folgen von Prozesslücken können verzögerte Abläufe, erhöhte Fehlerquote, Qualitätsprobleme, Compliance-Verstöße und erhöhtes Betrugsrisiko sein. Sie mindern Effizienz, verursachen Kosten und können das Vertrauen von Stakeholdern beeinträchtigen.

Erkennung und Bewertung erfolgt durch systematisches Prozessmapping und Prozessmining, Audits, Interviews mit Beteiligten, Datenanalysen und das Monitoring relevanter Kennzahlen wie Durchlaufzeit, Fehlerrate, Retrab- oder Nachbearbeitungsaufwand. Ziel ist es, Lücken sichtbar zu machen, Ursachen zu verstehen und die Risikotoleranz einzuschätzen.

Maßnahmen zur Behebung umfassen oft: Neugestaltung von Prozessen mit klaren Verantwortlichkeiten, Erstellung oder Aktualisierung von SOPs, Einführung bzw. Verbesserung von Präventions- und Detektionskontrollen, Automatisierung von repetitiven Schritten, verbesserte Datenintegration, Schulung der Mitarbeitenden und ein stärkeres Änderungs- und Governance-Management. Kontinuierliche Überwachung unterstützt eine nachhaltige Minimierung von Prozesslücken.