Proceskaarten

Een proceskaart, ook wel proceskaartje genoemd, is een document dat een specifieke werkstap of een gehele processtroom beschrijft. Het doel is om duidelijkheid te bieden over wat er moet gebeuren, door wie, in welke volgorde en onder welke voorwaarden. Proceskaarten worden veel gebruikt in productie, dienstverlening en zorg om consistentie te waarborgen en training te ondersteunen.

Een proceskaart bevat doorgaans de volgende elementen: doel en reikwijdte; procesverantwoordelijke; de stappen in de volgorde met aantallen en beslissingspunten; inputs en outputs; benodigde middelen en rollen; tijdsduur en kwaliteitscontroles; relevante documenten of SOP's; en revisiegeschiedenis.

Verschillen met flowcharts: proceskaarten zijn vaak tekstgestuurd en beschrijven wat er gedaan moet worden inclusief verantwoordelijkheden en criteria, terwijl een flowchart vooral een visueel diagram is van de volgorde en beslissingen. Proceskaarten kunnen wel verwijzingen naar stroomschema's bevatten.

Toepassingsgebieden en voorbeelden: in productie kan een proceskaart de stappen van een onderdelenassemblage beschrijven, inclusief benodigde gereedschappen, kwaliteitscontroles en doorlooptijden. In de zorg kan een patiën­tenintake of medicatietoediening schetsen.

Voordelen en beperkingen: proceskaarten vergroten transparantie, vereenvoudigen training en helpen bij compliance en audits. Tegelijkertijd kunnen kaarten verworden tot inflexibele documenten die regelmatig onderhoud vereisen.

Onderwerpen en verwante concepten: vaak vormen proceskaarten de basis voor SOP's (Standard Operating Procedures) en werkmethoden, en ze kunnen worden gekoppeld aan waardecreëring zoals value stream mapping.

Creëren en onderhouden: betrek de betrokken experts, observeer de huidige werkwijze, documenteer de stappen en controles, bevestig met het team en sla op in een centrale repository zodat revisies kunnen worden bijgehouden.

Met proceskaarten kan een organisatie sneller trainingen implementeren en adoptie verbeteren, terwijl ze ook als referentiepunt dienen bij procesverbeteringen.