Personalplanung

Personalplanung bezeichnet den planvollen Prozess, durch den ein Unternehmen den zukünftigen Personalbedarf ermittelt und sicherstellt, dass die Organisation über die nötigen Arbeitskräfte mit den passenden Qualifikationen verfügt. Ziel ist es, Personalquantität und -qualität so zu steuern, dass Leistungen, Kosten und Flexibilität im Gleichgewicht bleiben und strategische Ziele unterstützt werden.

Typische Elemente sind die Bedarfsplanung (quantitativ und qualitativ), die Personalbeschaffung, der Personaleinsatz (einschließlich Schicht- und Einsatzpläne), die Personalentwicklung (Qualifizierung, Nachfolgeplanung) sowie der Abbau oder Ausgleich von Personalbedarf bei Bedarf. Arbeitszeitmodelle, Flexibilisierung und Outsourcing können ebenfalls Teil der Planung sein. Methoden richten sich nach Ist- und Soll-Analysen, Prognosen, Szenario- und Kapazitätsplanung.

Der Prozess umfasst die Analyse des bestehenden Personalbestands, die Bestimmung des zukünftigen Bedarfs, die Beschaffung, die Bindung durch Entwicklung und Einsatz sowie den Abbau oder die Outplacement-Optionen. Kennzahlen wie Fluktuation, Fehlzeiten, Personalkostenquote oder Überstunden dienen der Steuerung. Informationen stammen aus HR-Software, Personalakten und betrieblicher Planungssicherheit.

Wichtige Einflussfaktoren sind der demografische Wandel, Digitalisierung, saisonale Schwankungen und branchen- bzw. tarifrechtliche Rahmenbedingungen. Rechtliche Vorgaben zum Arbeitsrecht, Datenschutz und Tarifverträge müssen berücksichtigt werden.

Die Personalplanung trägt zu einer besseren Personalverfügbarkeit, geringeren Fehlzeiten und einer höheren Mitarbeiterbindung bei, trägt aber auch Kostenrisiken und Prognoseunsicherheiten mit sich. Oft wird sie als integrierter Teil der strategischen Personal- und Unternehmensplanung gesehen.