Overheidsbestanden

Overheidsbestanden zijn alle documenten die door of voor overheidsorganisaties zijn gemaakt of ontvangen in het kader van hun taken. Ze kunnen zowel fysieke als digitale vormen aannemen, zoals dossiers, beleidsnota's, besluiten, correspondentie, rapporten en databases. Sommige bestanden hebben op korte termijn waarde, andere hebben permanente historische waarde.

Deze bestanden dienen verschillende doelen: administratieve organisatie, verantwoording aan publiek en politiek, beleidsontwikkeling en rechts- of administratief bewijs. Ze vormen ook bronnen voor historisch onderzoek en kunnen later dienen als referentie voor juridische procedures.

Overheden beheren over het algemeen bewaarbeleid met vastgesteld bewaartermijnen en procedures. Na verloop van tijd kunnen bestanden worden gearchiveerd bij publieke archieven of vernietigd volgens beleid. Digitalisering, metadata en long-term preservation zijn belangrijke onderdelen van modern beheer, zodat informatie ook later vindbaar en betrouwbaar blijft.

Toegang tot overheidsbestanden is in veel rechtsstelsels geregeld door openbaarheid en inzagewetten. In Nederland geeft de Wet openbaarheid van bestuur burgers recht op inzage in overheidsinformatie, met uitzonderingen voor privacy, staatsveiligheid en lopend onderzoek. De Archiefwet regelt onder meer dat overheidsorganisaties archieven opbouwen en beschikbaar stellen; het Nationaal Archief en regionale archieven beheren permanente collecties.

De opkomst van digitale communicatie en cloudopslag stelt organisaties voor nieuwe uitdagingen op het gebied van authenticiteit, integriteit en authenticatie. Goede afspraken over metadata, standaarden en migratie vereist continue aandacht om overheidsbestanden toegankelijk en duurzaam te houden.