Lidgegevens

Lidgegevens zijn de gegevens die gekoppeld zijn aan een lid van een organisatie. Ze omvatten zowel persoonsgegevens als lidmaatschapsgerelateerde informatie en worden beheerd om administratieve en organisatorische taken uit te voeren.

Typische onderdelen zijn: naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer; geboortedatum; lidnummer en datum van toetreding; lidtype of -niveau en lidmaatschapsstatus; betalingsgegevens en facturering; voorkeuren voor communicatie; en relevante affiliaties of functies binnen de organisatie.

Doeleinden van het vastleggen van lidgegevens zijn onder meer ledenadministratie, communicatie over activiteiten en evenementen, inschrijving en beheer van deelname, financiële afhandeling en verantwoording richting het bestuur en toezichthouders.

Beheer vindt plaats volgens geldende privacywetgeving. Lidgegevens worden verzameld op basis van een contractuele relatie (lidmaatschap) of toestemming. Organisaties passen principes van gegevensbescherming toe, zoals gegevensminimalisatie, juistheid, beperkt doelgebruik, beveiliging en toetredingscontrole. Gegevens worden waar nodig gedeeld met interne afdelingen en met externe dienstverleners (bijv. betalingsproviders en e-mailingsystemen) via schriftelijke afspraken en verwerkersovereenkomsten. Bij grensoverschrijdende verwerking gelden passende waarborgen.

Betrokkenen hebben rechten op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking en bezwaar tegen bepaalde verwerkingen. Verwerkingsactiviteiten worden vastgelegd, en bewaartermijnen worden vastgesteld op basis van operationele behoeften en wet- en regelgeving. Datalekken moeten onmiddellijk gemeld worden volgens de meldplicht.

Organisaties kunnen een data protection officer aanstellen en voeren regelmatig risico- en privacy-impacts uit (DPIA) bij relevante processen. Lidgegevens blijven onderhevig aan governance- en beveiligingsmaatregelen om integriteit en vertrouwelijkheid te waarborgen.

---