Licentieaudits

Licentieaudits zijn systematische beoordelingen die bepalen of een organisatie voldoet aan de licentievoorwaarden van gebruikte software of andere gelicentieerde producten. Doel is inzicht te geven in de licentiepositie, te voorkomen dat ongeautoriseerd gebruik plaatsvindt en te waarborgen dat betalingen en contractuele verplichtingen in lijn zijn met het afgesloten contract. Audits kunnen uitgevoerd worden door leveranciers, externe auditors of interne compliance-teams.

Doel en reikwijdte: licentieaudits kunnen betrekking hebben op on-premises en cloudomgevingen, inclusief installatieaantallen, activaties, gebruikers en deployment-modellen. De reikwijze wordt doorgaans vastgelegd in afspraken of contractbepalingen en kan ook open source‑componenten, sublicenties en sublicentievoorwaarden omvatten. Auditors controleren vaak overeenstemming met licentiemeters, gebruiksvoorwaarden en onderhoudsverplichtingen.

Proces: een audit begint met scope-afbakening en planning, gevolgd door inventarisatie van hardware- en software-portfolio, gebruikte versies en activaties. Vervolgens vindt reconciliatie plaats tussen vastgesteld gebruik en verleende licenses. De bevindingen worden gerapporteerd, vaak met een begroting van eventuele tekortkomingen en een remediation-plan met aanbevolen aanpassingen of aankopen.

Gevolgen en risico's: bij niet-naleving kunnen boetes, retroactieve licentiekosten, contractuele sancties of reputatieschade optreden. Organisaties gebruiken audits ook om risico's te beheersen en toekomstige compliance te verbeteren door verbeterde SAM‑praktijken, centralisatie van licentiebeheer en regelmatige interne controles.

Beheersing en best practices: implementeer een Software Asset Management (SAM)‑programma, onderhoud een up-to-date inventaris, stel duidelijke licentiepolicies en responsprocessen in, train gebruikers en beheerders, en zorg voor schriftelijke geheimhouding en dataprivacy bij audits. Regelmatige self-audits kunnen de kans op verrassingen verminderen.