Leveranciermasterdata

Leveranciermasterdata is de verzameling kerngegevens over leveranciers die in de centrale database van een organisatie wordt opgeslagen. Het vormt de basis voor inkoop, facturering en compliance en wordt beheerd binnen masterdatamanagement of ERP-systemen zoals SAP, Oracle of Microsoft Dynamics.

Een leverancierbestand bevat meestal bedrijfsnaam, handelsnaam en adresgegevens (post- en factuuradres), identificaties zoals btw-nummer en KvK-nummer, contactpersonen, telefoon en e-mail, bankgegevens en betalingscondities, valuta, levertijden en leveringsvoorwaarden, en een categorie of type leverancier. Daarnaast kunnen compliance- en kwaliteitsgegevens aanwezig zijn, zoals certificaten, sancties, KYC-gegevens en contractuele vereisten.

Governance en kwaliteit: data worden gestandaardiseerd en gedupliceerd, validering en verificatie uitgevoerd, en toegewezen aan data stewards. Processen voor creatie, onderhoud en archivering zorgen voor betrouwbaarheid.

Levenscyclus: records doorlopen aanleg, onderhoud en beëindiging of archivering bij beëindigde relaties. Autorisatie- en wijzigingsbeheer beperken wie aan records mag wijzigen en wat geregistreerd wordt.

Toepassing en integratie: leveranciermasterdata ondersteunen inkoop, leveringen, facturering, betalingsverkeer en rapportages over spend en leveranciersprestaties. Integratie met meerdere systemen vereist consistente definities en betrouwbare ETL- of API-koppelingen.

Uitdagingen en voordelen: veelvoorkomende issues zijn ontbrekende velden, duplicaten en inconsistenties tussen systemen, evenals privacy- en beveiligingseisen. Goede leverancierdata leiden tot snellere inkoop en facturering, minder fouten en betere naleving. Standaarden zoals ISO 8000 voor data kwaliteit en GS1-identificaties helpen bij consistente uitwisseling.