Kenntnisbewahrungsmaßnahmen

Kenntnisbewahrungsmaßnahmen bezeichnen systematische Verfahren, Prozesse und Instrumente, die darauf abzielen, das vorhandene Wissen in einer Organisation dauerhaft zu sichern, weiterzugeben und nutzbar zu halten. Dabei geht es sowohl um explizites Wissen in Dokumenten, Bestandslisten oder Datenbanken als auch um tacites Wissen, das in Köpfen von Mitarbeitenden steckt. Ziel ist die Vermeidung von Wissensverlust bei Personalwechsel, Ruhestand oder Umstrukturierungen sowie die Sicherstellung von Kontinuität, Qualität und Innovationsfähigkeit.

Typische Komponenten sind Wissensaufnahme und -kodierung, das Dokumentieren von Kernprozessen, Checklisten, SOPs, Taxonomien und Metadaten, sowie sichere Speicherung in Wissensdatenbanken, Wikis oder Archivsystemen. Ergänzend kommen Wissensweitergabe-Maßnahmen dazu, z. B. Mentoring, Communities of Practice, After-Action-Reviews und geplante Übergaben. Tacites Wissen wird durch Interviews, Storytelling, Job-Rotation oder Shadowing erfasst; Offboarding-Prozesse sichern die Transferphase.

Technologien unterstützen diese Maßnahmen durch Dokumentenmanagement, Intranets, Wissensgraphen und Versionierung; regelmäßige Backups, Zugriffskontrollen und Retentionspläne sichern Langzeitverfügbarkeit. Governance-Strukturen, z. B. Rollen wie Knowledge Manager oder CKO, Policen, Verantwortlichkeiten und klare Retentionsfristen, gewährleisten Konsistenz und Compliance. Herausforderungen liegen in Ressourcenmangel, kulturellen Barrieren, Qualitätsmanagement, Aktualität und messbarem Nutzen.

Ein gut implementiertes Kenntnisbewahrungsprogramm erhöht organisatorische Resilienz, erleichtert Onboarding, unterstützt regulatorische Anforderungen und reduziert das Risiko von Wissensverlusten in kritischen Bereichen.