Kapitalisatiebeleid

Kapitalisatiebeleid is het geheel van criteria en richtlijnen die een organisatie hanteert om te bepalen welke kosten als activa op de balans worden opgenomen en welke kosten als kosten van het boekjaar worden verantwoord. Het beleid omschrijft welke activacategorieën in aanmerking komen voor kapita­lisatie, welke gebeurtenissen of omstandigheden leiden tot erkenning als investering en welke normen gelden voor de betrouwbaarheid van de meetwijze.

Het beleid omvat meestal tangibile activa zoals onroerend goed, machines en hardware, alsook intangible activa zoals software, patenten en licenses, en mogelijk bouw- of projecten in uitvoering. Daarbij worden opgenomen welke kosten wel of niet in aanmerking komen voor kapita­lisatie: aankoopprijs, directly to attributable costs, lasten die nodig zijn om het actief in gebruik te brengen, ontmantelings- of verwijderingskosten en, bij qualifying assets, rente-kosten tijdens de bouwperiode. De specifieke standaarden (bijv. IFRS of nationale GAAP) bepalen in hoeverre borrowing costs en andere financiele lasten worden gerealiseerd als activa.

Het beleid stelt vaak een drempel voor materialiteit vast zodat immateriële of zeer kleine aanschafbedragen niet kapitaal worden gezet. Het beschrijft ook de afschrijvings- of amortisatiemethode, de verwachte levensduur en herziening van de schattingen, inclusief eventuele componentenbenadering en restwaarde.

Daarnaast onderscheidt kapitalisatiebeleid kapitaaluitgaven van operationele kosten: kosten die leiden tot uitbreiding, verankering of vervanging van activa worden doorgaans gecapitaliseerd, terwijl regulier onderhoud en reparaties als kosten worden genomen. Het beleid wordt periodiek herzien en gewijzigd waar nodig, en de relevante informatie wordt openbaar gemaakt in de toelichtingen op de jaarrekening.