Inventarnummern

Inventarnummern sind interne Kennungen, mit denen ein Unternehmen Vermögenswerte eindeutig identifiziert und in der Buchführung sowie in der Betriebsführung nachverfolgt. Sie werden dem physischen Gegenstand bei der Beschaffung oder im Rahmen der Inventarisierung zugewiesen und ermöglichen es, Vermögenswerte über deren gesamten Lebenszyklus hinweg zu dokumentieren, zu bewerten und zu planen. Typischerweise bestehen Inventarnummern aus alphanumerischen Zeichen und können Informationen über Asset-Typ, Standort, Kostenstelle oder Jahr kodieren. So können beispielsweise Nummern wie INV-2024-IT-0012 die Zugehörigkeit eines Server-Assets anzeigen.

Unterscheidung von Seriennummern: Die Inventarnummer ist eine unternehmensinterne Referenz, während die Seriennummer (Hersteller- oder Auftragsseriennummer) ein individuelles Merkmal des Produkts ist, das dessen Herkunft und Spezifikationen eindeutig belegt. In der Praxis können mehrere Exemplare desselben Typs denselben Seriennummernrahmen haben, aber unterschiedliche Inventarnummern erhalten.

Anwendung und Prozesse: Inventarnummern sind zentral im Inventar- oder Forderungsmanagement verankert und werden im ERP-System geführt. Sie verknüpfen Kaufbelege, Wartungsverträge, Standortdaten, Abschreibungen und Dispositionen (Veräußerung, Stilllegung). Bei Audits dienen sie der Nachvollziehbarkeit des Vermögensbestands.

Vorteile und Standards: Durch klare Kennzeichnung lassen sich Bestände präzise kontrollieren, Bestandsdifferenzen erkennen und Lebenszyklen besser planen. Die konkrete Ausgestaltung—Feldlänge, Codierung, Vergaberegeln—variiert je nach Unternehmen, Branche und Landregelungen.