Inventarisgegevens

Inventarisgegevens zijn gegevens die betrekking hebben op de goederen en activa van een organisatie. Ze vormen een gedetailleerde registratie van zowel materiële als immateriële bezittingen en dienen als basis voor financieel beheer, assetmanagement en compliance. De gegevens worden doorgaans vastgelegd in een inventoriesysteem of een integraal deel van een groter enterprise resource planning-systeem en worden regelmatig bijgewerkt gedurende de levensduur van de activa.

Tot de kerngegevens behoren onder meer een uniek identificatienummer, beschrijving, categorie en locatie, maar ook kenmerken zoals serienummer, fabrikant en model, aankoopdatum en aankoopwaarde. Daarnaast omvatten inventarisgegevens informatie over eigenaarschap of beheerder, status en conditie, garantietermijnen, leverancier, onderhouds- en servicehistorie, afschrijvingsmethode en restwaarde. Voorraadbeheer, verpakkings- en opslagcondities en Disposal- of afbreekstatuselementen kunnen eveneens deel uitmaken.

Het verzamelen en beheren van inventarisgegevens gebeurt vaak op basis van gebeurtenissen zoals aanschaf, verhuizing, onderhoud, interne transfers en vervanging. Kwaliteit en betrouwbaarheid worden bewaakt via datavalidatie, transactielogs en periodieke inventarisaties. Data-eigenaarschap, data stewardship en beleidskaders bepalen wie verantwoordelijk is voor gegevenskwaliteit en naleving.

Doel en gebruik zijn onder meer financiële rapportage (afschrijvingen, activa-register), operationeel beheer (onderhoudsplanning en benutting), risico- en compliance-management en auditvoorbereiding. Informatie uit inventarisgegevens kan interopereren met ERP-systemen, IT-servicebeheer en boekhoudkundige processen, en wordt beveiligd door toegangscontrole en audittrails.