Inköpsrutiner

Inköpsrutiner är de formella regler och processer som styr hur en organisation gör inköp av varor och tjänster. Syftet är att säkerställa rätt behov, konkurrens, kostnadseffektivitet, etik och följsamhet mot lagar och interna policys.

Rutinerna gäller för alla inköp oavsett typ och omfattning, men ofta med särskilda krav för direkta inköp och upphandlingar över viss tröskel. De bygger på en tydlig ansvarsfördelning, fastställda delegationsgrupper och förekommande standardavtal eller upphandlingsramverk. Vanliga metoder inkluderar konkurrensutsättning, ramavtal och automatiserad e-handel.

Viktiga komponenter är behovsanalys och kravspecifikation, upphandlingsplan, leverantörsval och utvärdering av anbud, kontrakt och avtal, inköpsorder, mottagning och kontroll, faktura och betalning samt uppföljning av leveranssäkerhet och leverantörsrelationer. Processen dokumenteras i rutiner och checklistor.

Roller och styrning innefattar upphandlingspolicy, rollfördelning mellan behovsägare, inköp, ekonomi och revisorer; segregation of duties; godkännandebehörigheter och koppling till budget; regelbundna utbildningar och externa granskningar. I många organisationer finns även särskilda upphandlingsnamn där beslut dokumenteras i klarspråk.

Risk och följsamhet inkluderar att följa relevant lagstiftning, såsom offentlig upphandling och Lagen om offentlig upphandling (LOU) i offentlig sektor, anticorruption, intressekonflikter, leverantörs due diligence samt miljö- och hållbarhetskrav och dataskydd.

Digitalisering och nyckeltal omfattar användning av e-handel, leverantörsdatabaser och elektroniska dokumentflöden samt standardkontrakt. Framgång uppnås genom mått som kostnad per köp, processens cykeltid, efterlevnad av policies och leverantörsprestanda.