upphandlingspolicy

En upphandlingspolicy är ett dokument som styr hur en organisation planerar, genomför och följer upp upphandlingar av varor, tjänster och entreprenader. Den syftar till att säkerställa konkurrensneutralitet, öppenhet, rättvisa och efterlevnad av gällande lagstiftning samtidigt som upphandlingen stödjer organisationens mål och effektivitet.

Policyn anger övergripande mål, principer och regler för hela upphandlingsprocessen. Vanliga element är roller och ansvar, krav på dokumentation, etiska riktlinjer, kravspecifikationer och hållbarhets- och samhällsansvar. Den adresserar riskhantering, affärsetik, konfidentialitet och förebyggande av korruption.

Principer som ofta återkommer är öppen konkurrens, likabehandling av leverantörer, proportionalitet mellan krav och upphandlingsbudget, samt transparens i utvärdering och tilldelning. Miljömässiga och sociala hänsyn kan integreras genom hållbarhetskriterier och leverantörsbedömning.

Processen omfattar behovsanalys, kravspecifikation, marknadsanalys, annonsering och anbudsinfordran, utvärdering, tilldelning och avtal samt uppföljning och kontraktsförvaltning. Policyn bör ge tydliga tidsramar, dokumentationskrav och mekanismer för överprövning och åtgärder vid avvikelser.

Lagar och regelverk som påverkar upphandlingar, särskilt inom offentliga sektorn, inkluderar Lagen om offentlig upphandling (LOU) och EU-direktiv. För offentliga organisationer fungerar upphandlingspolicyn som en del av intern kontroll och styrning.

Effektivt genomförd upphandlingspolicy bidrar till ansvarsfull ekonomi, minskad risk för rättsprocesser och korruptionsrisker samt bättre leveranskvalitet och hållbarhet. Implementering kräver ledningsförankring, utbildning och regelbunden revision.