DokumentenManagementSysteme

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind Softwarelösungen zur digitalen Erfassung, Organisation, Speicherung und Bereitstellung von Dokumenten und zugehörigen Metadaten. Sie dienen der Unterstützung von Geschäftsprozessen durch effiziente Suche, Versionierung, Zugriffskontrollen und revisionssichere Archivierung.

Zu den zentralen Funktionen gehören: Dokumentenerfassung per Scan oder Import, Metadatenmodellierung und Volltext- bzw. Metadatensuche, Versions- und Änderungsverlauf, Rollen- und Berechtigungen, Workflow- und Freigabeprozesse, Langzeitarchivierung, Audit-Trails und Audit-Logs, sowie Integrationen mit anderen Systemen (ERP, CRM, BPM) und verschiedene Dateiformate.

Typische Architekturkomponenten umfassen ein Repository zur Ablage, ein Metadatenmodell, eine Indexierungs- bzw. Suchmaschine, Sicherheitsschicht, Workflow-Engine, Schnittstellen und eine Benutzerschnittstelle (Web, Desktop). DMS können lokal, in der Cloud oder in hybriden Modellen betrieben werden.

Anwendungsbereiche sind Rechnungsgänge, Personalakten, Verträge, Projektdokumentation und compliance-relevante Archive. Vorteile umfassen schnellere Informationsbeschaffung, bessere Nachverfolgung, reduzierte Papierkosten und bessere Rechts- und Compliance-Sicherheit; Herausforderungen sind Migration, Benutzerakzeptanz, Kosten und Datenschutz.

DMS wird oft als Bestandteil eines größeren Enterprise-Content-Management (ECM) gesehen. Während DMS den Fokus stärker auf Dokumente legt, ergänzt ECM weitere Inhalte und Prozesse. Wichtige Standards betreffen Rechts- und Archivierungspflichten; Unternehmen beachten Sicherheitsanforderungen wie Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Auditierung und Aufbewahrungsrichtlinien.