Rechnungsgänge

Rechnungsgänge bezeichnet im Rechnungswesen den typischen Arbeitsablauf, in dem eingehende Lieferantenrechnungen in einer Organisation bearbeitet, geprüft, freigegeben, kontiert und verbucht werden, bis zur Zahlung. Der Begriff ist in Buchhaltung, Einkauf und Controlling geläufig und findet sich sowohl in privaten Unternehmen als auch in der öffentlichen Verwaltung. Ziel des Rechnungsgangs ist eine ordnungsgemäße, nachvollziehbare Verarbeitung der Rechnung unter Beachtung von Steuervorschriften, Kontenlogik und Zahlungsfristen.

Typische Schritte sind: Rechnungseingang und Zuordnung zur Bestellung oder zum Beleg; formale Prüfung auf Vollständigkeit, Richtigkeit der Angaben und Mehrwertsteuer; ggf. sachliche Prüfung und Zuordnung zu Kostenstelle, Projekt oder Kostenträger; Kontierung; Freigabe durch berechtigte Personen je nach Betrag und Organisationseinheit; Buchung der Rechnung im System; Zahlungsfreigabe und Durchführung der Zahlung; Archivierung und Nachverfolgung. In vielen Firmen erfolgt zusätzlich eine Dreigabe oder Vier-Augen-Prüfung.

Digitalisierte Rechnungsgänge erfolgen meist über ein ERP- oder Spezialtool mit automatisierten Prüfregeln, Dokumentenzuordnung und Eskalationslogik. Typische Merkmale sind die 3-Wege- oder 4-Wege-Prüfung (Rechnung, Bestellung, Wareneingang, ggf. Lieferschein) sowie OCR-basierte Datenerkennung und Audit-Trails. Rollen, Freigabeberechtigungen und Freigabegrenzen strukturieren den Prozess.

Variationen existieren je nach Branche und Organisation. Öffentliche Auftraggeber arbeiten oft mit strengeren, formalisierten Rechnungsgängen, private Unternehmen setzen vermehrt auf Automatisierung. Risiken des Rechnungsgangs sind Verzögerungen, falsche Kontierung oder Abweichungen von Zahlungszielen; gute Governance, klare Rollen und regelmäßige Audits mindern sie.