Dokumentenerfassung

Dokumentenerfassung bezeichnet den Prozess der Digitalisierung, Erkennung und Strukturierung von Inhalten aus physischen oder digitalen Dokumenten, um sie in elektronischen Systemen nutzbar zu machen. Typische Eingangsdokumente sind Papierdokumente, Belege, Formulare, Rechnungen, Faxe, E-Mails oder erhaltene PDFs. Ziel ist es, Inhalte maschinell lesbar zu machen, Metadaten zu erzeugen und Dokumente suchbar sowie in Dokumentenmanagement-, Archiv- oder ERP-Systeme integrierbar zu machen.

Der Arbeitsablauf umfasst in der Regel die Vorverarbeitung des Bildmaterials (Rauschreduzierung, Zuschneiden, Korrektur von Neigungen), Texterkennung (OCR/ICR) und ggf. Formularerkennung, Layout- und Inhaltsanalyse zur Klassifikation der Dokumente, Extraktion relevanter Felder (z. B. Datum, Betrag, Kundennummer) sowie Qualitätskontrolle oder Verifikation durch Menschen. Anschließend erfolgt Speicherung und Indexierung der erfassten Daten in einem DMS, Archiv oder anderen Anwendungen. Oft werden zusätzlich Barcodes, QR-Codes oder strukturierte Vorlagen verwendet, um Zuordnung und Verknüpfung zu Belegen zu erleichtern.

Technologien umfassen Scanner- und Multifunktionsgeräte, Bildbearbeitung, OCR-/ICR-Software, Formular- und Belegerkennung, Barcodelesung sowie Metadaten- und Volltextindizierung. Die Ergebnisse liegen häufig als durchsuchbare Dateien (z. B. PDF/A), strukturierte Datensätze oder in XML/METs- bzw. Dublin-Core-Formaten vor.

Anwendungen finden sich in Verwaltung, Finanzwesen, Personalwesen und Vertrieb. Vorteile sind Effizienzsteigerung, bessere Auffindbarkeit, Compliance und reduzierter Platzbedarf; Herausforderungen betreffen OCR-Genauigkeit, Handschrifterkennung, Datenqualität, Datenschutz, Sicherheit und Interoperabilität.