Belegerkennung

Belegerkennung bezeichnet die automatische Erkennung und Extraktion von Informationen aus Belegen wie Kassenbons, Rechnungen und Quittungen. Ziel ist es, Dokumentinhalte maschinell zu erfassen, um Buchhaltung, Spesenabrechnung und Rechnungsfreigaben zu unterstützen. Typische extrahierte Felder sind Lieferant, Datum, Betrag, Währung, Steuern, Rechnungs- oder Belegnummer sowie einzelne Positionen (Artikel, Menge, Preis) und Zahlungsart. Zusätzlich können Metadaten wie Belegtyp, Geschäftskategorie oder Scanqualität erfasst werden.

Der Prozess besteht aus der Digitalisierung des Belegs, Bildqualitätsverbesserung, OCR- und Layout-Analyse, gefolgt von Entity- und Relationenextraktion. Die Ergebnisse werden in strukturierten Formaten wie JSON oder XML ausgegeben und in ERP- oder Buchhaltungssysteme übernommen. Oft erfolgt eine Validierung und Plausibilitätsprüfung, ggf. eine manuelle Freigabe.

Technisch basiert Belegerkennung auf einer Mischung aus klassischen OCR-Technologien und modernen KI-Methoden. Layout- und Segmentierungsmodelle identifizieren Tabellen, Spalten und Felder, während Entitäten extrahiert und Beziehungen zwischen Positionen verstanden werden. Moderne Systeme unterstützen auch handschriftliche Notationen und mehrsprachige Belege. Ergänzend kommen regelbasierte Postprozesse zum Einsatz, um Fehlextraktionen zu reduzieren und Konsistenz sicherzustellen.

Anwendungen finden sich vor allem in der automatisierten Buchung von Belegen, im Spesen- und Reisekostenmanagement, bei der VAT- bzw. Mehrwertsteuer-Compliance, in Audit-Trails und in der Integration mit Accounting-Software, ERP oder Cloud-Dokumentenmanagement.

Herausforderungen umfassen die Varianz von Belegformaten, Bildqualität, mehrsprachige Inhalte und handschriftliche Elemente. Datenschutz und Datensicherheit sind wichtig; geeignete Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Compliance sind erforderlich.

Zukünftige Entwicklungen zielen auf verbessertes Layout-Verständnis, stärkere Mehrsprachigkeit, On-Device-Verarbeitung, robustere Tabellen- und Positionsdaten-Extraktion sowie semantische Validierung mittels KI.