Bewaarschema

Bewaarschema is een gestructureerde beschrijving van bewaartermijnen voor verschillende soorten records binnen een organisatie, inclusief de regels voor behoud, archivering en vernietiging. Het vertaalt beleidslijnen over informatiebeheer naar concrete handling, zodat gegevens op een consistente en verantwoorde manier worden behandeld.

Het doel van een bewaarschema is om compliance met wet- en regelgeving te waarborgen, privacy- en securityrisico’s te beperken en tegelijkertijd operationele efficiëntie te bevorderen. Door eenduidige retentiontijden en disposal-momenten vast te leggen, kunnen organisaties audits beter doorstaan, aansprakelijkheid verminderen en ruimte en kosten besparen.

Een bewaarschema bevat doorgaans: de typen documenten en data die worden aangemaakt of ontvangen, de toepasselijke bewaartermijn per type, de juridische basis of regels die de termijn bepalen, de aangestuurde disposition actions (verhogen, archiveren, vernietigen), en de frequentie van herziening. Soms worden ook uitzonderingen, migratie- of vernietigingsprocedures en verantwoordelijkheden opgenomen.

Ontwikkeling en onderhoud vragen samenwerking tussen beleid, juridisch, IT en informatiebeheer. Het schema sluit aan bij normen voor records management, zoals gevestigde praktijkrichtlijnen en relevante wet- en regelgeving. In de praktijk wordt een bewaarschema vaak gekoppeld aan metadata en automatische workflows in systemen voor documentmanagement of archivering, zodat bewaartermen automatisch kunnen worden toegepast en bewaartermijnen tijdig kunnen worden herzien.

Zie ook: archiefwet, records management, retention policy, data governance.