Auftragsmanagement

Auftragsmanagement bezeichnet den Prozess der Planung, Koordination und Ausführung von Kundenaufträgen, Bestellungen und Serviceaufträgen von Auftragseingang bis zur Auslieferung und Abrechnung. Ziel ist es, Aufträge termingerecht, in der geforderten Qualität und zu kalkulierbaren Kosten zu erfüllen. Es verbindet Bereiche wie Vertrieb, Einkauf, Produktion, Logistik und Rechnungswesen und sorgt für Transparenz entlang der Lieferkette.

Zentrale Aufgaben sind Auftragsannahme und -prüfung, Verfügbarkeits- und Machbarkeitsprüfungen von Material, Kapazitäten und Lieferterminen, Auftragsfreigabe, Ressourcen- und Produktionsplanung, Beschaffung oder Fertigung, Kommissionierung, Verpackung, Versand und Lieferung, Fakturierung sowie Zahlungsabwicklung. Zudem gehören Kommunikation mit dem Kunden, Nachverfolgung von Status und Terminen sowie das Management von Änderungs- und Reklamationsprozessen.

Auftragsmanagement wird oft durch IT-Systeme unterstützt. Typische Bausteine sind ERP-Systeme (z. B. SAP, Oracle), Manufacturing Execution Systems (MES), Customer-Relationship-Management (CRM) und Warehouse-Management-Systeme (WMS). Schnittstellen wie EDI oder XML ermöglichen den Datenaustausch zwischen Einkauf, Produktion, Logistik und Vertrieb. Wichtige Kennzahlen sind Lieferzuverlässigkeit, Durchlaufzeit, Auftragsgenauigkeit, Kosten pro Auftrag und Auftragsbestand.

Vorteile sind erhöhte Transparenz, verbesserte Kundenzufriedenheit, kürzere Durchlaufzeiten und eine effizientere Ressourcennutzung. Risiken und Herausforderungen ergeben sich aus der Komplexität globaler Lieferketten, volatiler Nachfrage, unzureichender Datenqualität, Change-Management und regulatorischen Anforderungen.