Archivierungsroutine
Eine Archivierungsroutine ist ein systematisch festgelegter Prozess zur langfristigen Sicherung, Verwahrung und Auffindbarkeit von Geschäftsunterlagen und digitalen Datensätzen. Sie zielt auf Integrität, Authentizität und Rechtsverbindlichkeit archivierter Materialien ab und sorgt für die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und interner Richtlinien.
Sie gilt für physische Dokumente und digitale Dateien und ist Teil des Records Management. Zentral sind Retentionspläne,
Zu den Bausteinen gehören Richtlinien, ein Klassifikationsschema mit Metadaten (Autor, Datum, Version, Retention Code), Formate für
Typischer Ablauf: Erfassen oder Importieren, automatische bzw. manuelle Klassifikation, Anwendung der Retentionsfristen, Archivierung in geeignete Speicherschichten,
Technologien umfassen DMS/ECM-Systeme, Langzeitarchivierungsformate, Audit-Logs und Standards für Metadaten. Wichtige Kriterien sind Revisionssicherheit, Zugriffskontrollen, Datenintegrität und
Governance und Compliance betreffen rechtliche Vorgaben, Datenschutz, Auditierbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Disposition. Eine gute Archivierungsroutine erleichtert