Archiveringsregels

Archiveringsregels zijn afspraken binnen een organisatie over het bewaren, archiveren en uiteindelijk verwijderen van informatie en documenten. Ze maken deel uit van informatiebeheer en records management en dienen rechtsgeldige, verifieerbare en toegankelijke informatie te waarborgen, terwijl privacy en operationele efficiëntie in acht worden genomen.

De regels gelden voor zowel fysieke als digitale archieven, inclusief e-mails, rapporten, contracten en beeldmateriaal, en bestrijken zowel korte termijn als langetermijnbewaring.

Een archiveringsreglement bevat doorgaans: definities van wat als record geldt; een classificatie- en metadata-schema; bewaartermijnen per categorie; procedures voor vernietiging of overdracht aan een archief; en vereisten voor toegangsrechten, authenticiteit, integriteit en migratie van digitale bestanden.

Het archiveringsproces omvat creatie, classificatie, actieve archivering, appraisal (beoordeling van bewaartermijn), archivering in een records- of documentbeheersysteem, langetermijnbewaring, periodieke herziening en uiteindelijke vernietiging of overdracht.

Juridische en normencontext: privacywetgeving (AVG/GDPR), sectorale vereisten en archiefwetten spelen een rol. Internationale normen zoals ISO 15489 (Records Management) en ISO 16175 leveren principes voor governance en metadata, en kunnen richting geven aan de inrichting van de archiveringsregels.

Effectieve archiveringsregels vragen duidelijke verantwoordelijkheid, governanceprocessen, training en passende technische voorzieningen zoals documentbeheersystemen en digitale preservatie-, migratie- en beveiligingsmaatregelen.