Arbeitszeiterfassungssystem

Ein Arbeitszeiterfassungssystem ist eine Software oder ein Verfahren zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit von Mitarbeitenden. Typische Daten umfassen Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen, Überstunden sowie Abwesenheiten. Ziel ist die Unterstützung von Abrechnung, Rechtskonformität, Personalplanung und Kostenkontrolle.

Es gibt unterschiedliche Ausprägungen: von papierbasierten Zetteln oder Zeitkarten bis zu digitalen Lösungen, die via Terminal, PC, Smartphone oder Web genutzt werden. Moderne Systeme sind oft cloudbasiert und integrierbar mit Lohnabrechnung, Personalverwaltung oder ERP. Kernfunktionen sind Stempeluhr, Pausenmanagement, Überstunden- und Zuschlagsberechnung, Urlaubs- und Krankmeldungen, Projektzeiterfassung, Berichte sowie Exporte in Payroll-Systeme. Weiterhin bieten sie Auditlogs, Zugriffskontrollen und APIs für Integrationen.

Rechtlich relevant ist in Deutschland die Verpflichtung zur zuverlässigen Arbeitszeiterfassung im Kontext des Arbeitszeitgesetzes; EU-weite Vorgaben zur Erfassung beeinflussen nationale Regelungen. Datenschutzkonformität nach DSGVO ist erforderlich, insbesondere bei biometrischen Verfahren, Speicherung, Verarbeitung und Zugriffen. Informationen der Mitarbeitenden müssen transparent sein, und Daten sollten entsprechend der Aufbewahrungsfristen verwaltet werden.

Bei der Einführung sollten Anforderungen, Skalierbarkeit, Integrationen, Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Support berücksichtigt werden. Oft empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen mit Schulungen und klaren Prozessen. Vorteile sind präzisere Gehaltsabrechnung, verbesserte Planung und Compliance; Herausforderungen können Datenschutzbedenken, Akzeptanz der Mitarbeitenden und Unterhaltungsaufwand sein.

Zusammenfassend dient ein Arbeitszeiterfassungssystem der zuverlässigen Aufzeichnung von Arbeitszeiten, Verbesserung von Payroll-Genauigkeit, Rechtskonformität und betrieblicher Planung, sofern Rechtsvorgaben und Datenschutzaspekte beachtet werden.