Anwesenheitsmanagement

Anwesenheitsmanagement bezeichnet die Planung, Erfassung und Auswertung von Anwesenheit, Abwesenheiten und Arbeitszeiten von Mitarbeitenden, um Personalressourcen zu steuern, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und eine faire Vergütung sicherzustellen. Es umfasst die Erfassung von Arbeitsbeginn und -ende, Pausen sowie Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Sonderurlaub, sowie die Planung von Schichten und Einsätzen.

Typische Funktionen sind Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Schicht- und Dienstplanung, Urlaubs- und Krankheitskalender, Berichte sowie die Integration mit Lohn- und Personalverwaltungssystemen. Moderne Systeme können Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen, automatische Abrechnungen erstellen und Abweichungen analysieren.

Technologien reichen von manueller Stundenerfassung über elektronische Zeiterfassung per Karte, Token oder mobilen Apps bis hin zu biometrischen Lösungen. Cloudbasierte oder lokale (on-premise) Systeme bieten unterschiedliche Grad an Automatisierung, Sicherheit und Skalierbarkeit und lassen sich oft in bestehende HR- oder ERP-Landschaften integrieren.

Rechtliche Rahmenbedingungen beinhalten in Deutschland vor allem das Arbeitszeitgesetz, das Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten regelt, sowie Datenschutzvorgaben (DSGVO) zum Umgang mit personenbezogenen Daten. Unternehmen müssen Zweckbindung, Transparenz, Zugriffskontrollen und Dokumentation sicherstellen.

Vorteile des Anwesenheitsmanagements liegen in größerer Transparenz, besserer Personalplanung, korrekter Vergütung und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Risiken betreffen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen, fehlerhafte oder unvollständige Daten sowie Implementierungs- und Betriebskosten. Eine erfolgreiche Einführung erfolgt oft schrittweise mit Bedarfsanalyse, Systemauswahl, Datenschutzfolgenabschätzung, Schulung, Pilotbetrieb und anschließendem Rollout. Zukünftige Entwicklungen umfassen cloudbasierte Lösungen, mobile Erfassung, Self-Service-Portale und KI-gestützte Planung.