Systemauswahl

Systemauswahl bezeichnet den Prozess der Auswahl einer geeigneten Lösung oder eines Systems, das die festgelegten Anforderungen erfüllt. Der Begriff kann sich auf IT-Systeme, Softwareanwendungen, Hardwaresysteme oder integrierte Plattformen beziehen, die innerhalb eines Unternehmens oder einer Behörde eingeführt werden sollen. Ziel ist es, eine Lösung zu identifizieren, die Funktionsbedarf, technische Anforderungen und organisatorische Gegebenheiten berücksichtigt und gleichzeitig Kosten, Risiken und Nutzen über den Lebenszyklus ausbalanciert.

Typische Prozessschritte umfassen die Anforderungsdefinition (Funktionalität, Leistungsfähigkeit, Sicherheits- und Compliance-Anforderungen), Marktanalyse und Anbietersichtung (RFI/RFP), die Erstellung einer Bewertungskriterienliste mit Gewichtung, Shortlisting von Alternativen, Proof of Concept oder Pilotbetrieb, Vertragsverhandlungen und Beschaffung, sowie Implementierung und Go-live. In vielen Organisationen spielen auch due diligence, Datenschutz und Interoperabilität eine zentrale Rolle.

Zur Entscheidungsunterstützung werden verschiedene Methoden eingesetzt, wie Nutzwertanalyse oder gewichtete Bewertung, Entscheidungsbäume, Analytische Hierarchieprozesse (AHP) sowie Kosten-Nutzen- oder Total Cost of Ownership-Analysen. Kriterien umfassen Funktionalität, Kompatibilität, Skalierbarkeit, Sicherheit, Zuverlässigkeit, Wartung und Support, Update-Politik und Gesamtkosten.

Risiken der Systemauswahl umfassen unklare Anforderungen, unrealistische Zeitpläne, Vendor Lock-in, Integrationsprobleme und Datenschutzprobleme. Erfolgsfaktoren sind klare Ziele, frühzeitige Einbindung relevanter Stakeholder, realistische Zeit- und Budgetrahmen sowie eine validated Prüfung der Lösungen durch PoCs. Der Prozess findet in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen oft formell statt und folgt geltenden Beschaffungsregelungen.