Aktenordnung

Eine Aktenordnung ist eine Regelung zur Organisation, Handhabung und Aufbewahrung von Akten und Dokumenten in einer Organisation, insbesondere in der öffentlichen Verwaltung. Sie legt fest, wie Akten angelegt, benannt, klassifiziert, geführt, gespeichert, zugänglich gemacht, archiviert und schließlich vernichtet werden.

Zweck ist die sichere, transparente und effiziente Verwaltung von Informationen. Sie dient der Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen, der rechtssicheren Aufbewahrung von Belegen sowie der belastbaren Dokumentation gegenüber Behörden, Einrichtungen und der Öffentlichkeit. Geltungsbereich umfasst in der Regel Bund, Länder, Gemeinden sowie öffentlich-rechtliche Einrichtungen; in vielen Organisationen gilt sie auch für größere private Unternehmen.

Zu den Kernbestandteilen gehören der Aktenplan, der die Akten in sachliche Gruppen gliedert und Kodierungen festlegt; Aktenzeichen als eindeutige Zuordnung; konkrete Ordnungsvorschriften für physische und elektronische Akten; Metadaten und Indexierung; Aufbewahrungsfristen; Regelungen zur Archivierung, Verlagerung in das Archiv sowie zur Vernichtung; sowie Zugriffs- und Sicherheitsbestimmungen.

Historisch entstanden Aktenordnungen im Zuge der Bürokratisierung moderner Verwaltungen und wurden in der Regel in Bund, Ländern und Kommunen weiterentwickelt. Mit dem Anstieg der Digitalisierung gewinnen Elektronische Akten (E-Akte) und Dokumentenmanagementsysteme an Bedeutung. Rechts- und Datenschutzvorgaben beeinflussen, wie lange Informationen aufbewahrt, wie sie geschützt und wann sie gelöscht werden.

Anwendungsbereiche umfassen öffentliche Verwaltungen, Behörden, Hochschulen sowie Unternehmen mit formellen Records-Management-Anforderungen. Vorteile sind verbesserte Auffindbarkeit, nachvollziehbare Arbeitsabläufe und erhöhte Compliance gegenüber Archiv- und Datenschutzbestimmungen.

Siehe auch Aktenplan, Aktenführung, Archivwesen, Datenschutz.