Abrechnungsprozesses

Der Abrechnungsprozess bezeichnet die Gesamtheit der Aktivitäten, die zur Ermittlung, Abrechnung und Abwicklung von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen nötig sind. Ziel ist eine korrekte, zeitnahe und rechtskonforme Abrechnung sowie ein stabiler Cashflow.

Der Prozess umfasst den Umgang mit Leistungs- und Mengendaten, Preis- und Steuerparametern, die Erstellung von Rechnungen, deren Versand sowie die anschließende Zahlungsabwicklung, das Forderungsmanagement, Buchung und Reporting. Typische Datenquellen sind ERP-Systeme, Zeiterfassung, Lieferscheine und Kundendaten. Unterschiede ergeben sich je nach Geschäftsmodell, etwa Warenlieferung, Dienstleistungen oder nutzungsabhängige Abrechnung.

Typische Schritte sind Datenerfassung und Validierung, Rechnungserstellung, Freigabeprozesse, Rechnungsauslieferung, Zahlungseingang, Mahnwesen bei Versäumnissen sowie Kontenabstimmung und regelmäßiges Reporting. Automatisierung kann Teil des Prozesses sein, zum Beispiel durch standardisierte Belegflüsse, automatische Plausibilitätsprüfungen und elektronische Rechnungsversendung.

Rollen und Kontrollen sichern die Qualität des Abrechnungsprozesses. Verantwortlichkeiten, das Vier-Augen-Prinzip, nachvollziehbare Audit-Trails und GoBD-konforme Speicherung digitaler Belege tragen zur Compliance bei. Rechts- und steuerliche Anforderungen betreffen unter anderem Umsatzsteuer, Rechnungsanforderungen, Datensicherheit und Aufbewahrungsfristen.

Technologie spielt eine zentrale Rolle: ERP- und Accounting-Systeme, E-Invoicing, elektronische Rechnungen sowie Standards wie PEPPOL unterstützen Effizienz und Transparenz. Unterschiede bestehen in der Automatisierung, im Umgang mit Rückforderungen und in der Integration mit Zahlungsdienstleistern.

Herausforderungen liegen in der Datenqualität, Verzögerungen, Missverständnissen mit Kunden, Inkasso und Anpassungen bei Änderungen von Preisen oder Leistungen. Metriken wie Days Sales Outstanding, Abrechnungsdauer und Fehlerraten helfen, den Prozess zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern.