Rechnungsversendung

Rechnungsversendung bezeichnet den Prozess, mit dem eine ausgestellte Rechnung dem Empfänger zugeht. Sie umfasst verschiedene Übermittlungswege, vom klassischen Postversand über E-Mail bis hin zu elektronischen Rechnungen, die in strukturierter oder kombinierter Form vorliegen und automatisch weiterverarbeitet werden können.

In Deutschland richtet sich die Rechtslage nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG), den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) und relevanten Aufbewahrungsfristen. Eine Rechnung muss in der Regel Pflichtangaben enthalten, etwa Identität des Ausstellers, Leistungsbeschreibung, Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Nettobetrag, Steuerbetrag und Steuersatz. Bei elektronischen Rechnungen gelten zusätzlich Prinzipien zur Authentizität des Herkunfts- und zur Integrität des Inhalts sowie zur Lesbarkeit; eine elektronische Signatur ist nicht in allen Fällen zwingend, erleichtert jedoch Nachweise.

Standards und Verbreitung elektronischer Rechnungen: ZUGFeRD und Factur-X sind hybride Formate, die eine auf dem PDF basierende Rechnung mit maschinenlesbaren XML-Daten kombinieren, um automatische Verarbeitung zu ermöglichen. XRechnung ist der in Deutschland für öffentliche Auftraggeber vorgeschriebene Standard. Neben diesen Formaten nutzen Unternehmen auch herkömmliche PDF-Rechnungen oder andere strukturierte Formate; auch derPEPPOL-Standard kommt im europäischen Kontext vor.

Aufbewahrung: Rechnungen müssen steuerrelevant in der Regel zehn Jahre lang archiviert werden; elektronische Rechnungen müssen in diesem Zeitraum in lesbarer, nachvollziehbarer Form verfügbar bleiben und revisionssicher archiviert werden.

Praxis: Beim Rechnungsversand sollten Authentizität, Integrität und Datenschutz sichergestellt werden, Empfängerpräferenzen berücksichtigt und gegebenenfalls eine optimierte elektronische Übermittlung gewählt werden, um Verarbeitungseffizienz und Rechtssicherheit zu gewährleisten.