vergaderschema

Een vergaderschema is een planninginstrument dat de data, tijden en structurele elementen van vergaderingen vastlegt. Het wordt gebruikt binnen organisaties, commissies en besturen om bijeenkomsten te plannen en te coördineren.

Doel en functies: het vergaderschema biedt voorspelbaarheid en efficiëntie, helpt bij tijdbeheer en transparantie, voorkomt dubbele afspraken en zorgt ervoor dat deelnemers en onderwerpen op elkaar zijn afgestemd. Het ondersteunt ook de notulering en opvolging van besluiten.

Een vergaderschema bevat doorgaans: datum en start- en eindtijd; locatie of link voor een online vergadering; type vergadering en eventuele cyclus (wekelijks, maandelijks); agenda-items met toegewezen tijdsblokken; wie verantwoordelijk is voor elk onderwerp; aanwezigen en afwezigheden; verwachte besluitpunten en noodzakelijke uitkomsten; actielijsten en deadlines.

Proces en beheer: meestal opgesteld door de secretaris of het vergaderplanningsteam op basis van input van betrokkenen, en vastgelegd in een centraal systeem of agenda-app. Voor de vergadering wordt het schema verspreid onder de deelnemers; tijdens de bijeenkomst bewaakt iemand de voortgang en de tijdsbewaking; na afloop worden besluiten en acties vastgelegd en het schema eventueel aangepast.

Toepassingsgebieden en varianten: veel gebruikt in bedrijven, niet-winstgerichte organisaties, gemeenten en onderwijsinstellingen. Varianten omvatten terugkerende voortgangsvergaderingen en ad-hoc sessies. In moderne organisaties wordt het vaak gekoppeld aan digitale agenda-tools zoals Outlook, Google Agenda en Teams. Zie ook: agenda, notulen.