selectiedocumenten

Selectiedocumenten is een verzamelterm voor documenten die worden gebruikt in een selectieprocedure om een eindkeuze te maken tussen kandidaten, leveranciers of oplossingen. De term komt voor in contexten zoals werving en aanbesteding. In personeelswerving omvatten selectiedocumenten onder meer de vacaturetekst en het functieprofiel, sollicitatiebrieven en cv’s, referenties, beoordelingsformulieren en aantekeningen van gesprekken, de shortlist en het uiteindelijke selectie- of afwijzingsbesluit. Deze documenten vormen de basis voor vergelijking en besluitvorming en moeten consistent en transparant zijn.

In aanbestedingen en inkoop omvatten selectiedocumenten de materialen die nodig zijn om leveranciers te evalueren. Dit omvat de aanbestedingsprocedure, selectie- en gunningscriteria, uitvragen en inschrijvingen, beoordelingsrapporten en wegingen, het gunningsbesluit en contractdocumenten. Ook communicatie rondom de selectie, zoals bekendmakingen en beslissingsbrieven, valt hieronder. Het doel is een eerlijke, controleerbare en toereikende vergelijking tussen kandidaten en leveranciers, met verantwoording van het proces.

Kwaliteit en governance: selectiedocumenten vereisen duidelijke criteria, consistente toepassing en een audit trail. Gegevensbescherming speelt een rol omdat persoonsgegevens worden verwerkt; organisaties moeten voldoen aan de relevante wet- en regelgeving en zorgen voor veilige opslag en archivering. Een beleid voor versiebeheer en bewaartermijnen draagt bij aan transparantie en naleving.