requisitieproces

Het requisitieproces is het georganiseerde traject waarmee een afdeling of medewerker een formele aanvraag indient voor goederen of diensten bij de inkoopfunctie van een organisatie. Het doel is behoefte expliciet te maken, budget te controleren en de uitgaven te registreren en te beheren.

Belangrijke stappen zijn onder andere behoefte-identificatie, het aanmaken van een requisitie met omschrijving, hoeveelheid, leverdatum en kostenplaats, validatie en budgetcheck, een goedkeuringsworkflow volgens het inkoopbeleid, koppeling aan catalogus of leveranciers, omzetting naar een inkooporder en verzending naar de leverancier, ontvangst van goederen of diensten en een goederenontvangst, en tenslotte factuurafhandeling en betaling.

Rollen en controles omvatten de aanvrager, budgethouder en bevoegde mag, de inkoper, plus controles zoals scheiding der taken, drempelafspraken voor goedkeuring en een audit trail ter naleving van het beleid.

Varianten en integratie kunnen handmatig of elektronisch plaatsvinden en zijn vaak geïntegreerd in een ERP- of e-procurement-systeem. Het maakt deel uit van de bredere purchase-to-pay (P2P) keten. Het gebruik van catalogus- en herhaalbare inkoopoplossingen verhoogt snelheid en uniformiteit.

Voordelen bestaan uit betere kostenbeheersing, meer transparantie en standaardisatie, en snellere inkoop bij automatisering; risico’s omvatten maverick buying, mogelijke vertragingen en fouten bij ontbrekende controles. Indicatoren zijn onder andere doorlooptijd van requisities, eerste-lijn-goedkeuringen, naleving van beleid en spend under management. Voorbeeldflow: behoefte ontstaat, requisitie wordt aangemaakt, budgetcheck en goedkeuring, PO wordt gemaakt, leverancier ontvangt PO, goederen/diensten worden geleverd, factuur wordt verwerkt.