recordsequentienummer

Een recordsequentienummer is een uniek en oplopend identificatienummer dat aan een record wordt toegekend om het traceren, terugvinden en beheren mogelijk te maken. Het doel is om een duidelijke volgorde en een eenduidige referentie te bieden gedurende de volledige levenscyclus van het record, van creatie tot vernietiging. In veel organisaties wordt dit nummer opgenomen in de metadata van het document en kan het ook als extern zichtbare referentie dienen.

Format en structuur variëren. Een recordsequentienummer kan numeriek zijn of alfanumeriek, en vaak bestaan ze uit meerdere segmenten zoals jaartal, afdelingscode en een lopende reeks (bijv. 2025-AL-00123). Sommige implementaties kiezen voor een eenvoudige opeenvolging, terwijl andere een betekenisvolle codering gebruiken die informatie over identiteit of herkomst bevat. Het belangrijkste is dat het nummer uniek blijft binnen de relevante context en goed gedocumenteerd is.

Generatie en beheer gebeuren meestal automatisch via databasesystemen of documentbeheersystemen. Mogelijke mechanismen zijn auto-increment velden, database sequences of applicatie-gegenereerde identifiers. In gedistribueerde omgevingen moet rekening gehouden worden met wereldwijde uniciteit en synchronisatie. Een recordsequentienummer is vaak een van de primaire referenties voor de record, maar kan naast een intern database-id bestaan en mag ook voldoen aan governance- en compliance-eisen.

Governance en best practices richten zich op consistentie, toegangscontrole, en audit trails. Regelgeving en beleid bepalen hoe nummers worden toegewezen, hoe omgegaan wordt met verwijdering of archivering, en of nummers al dan niet gerecycled mogen worden. Een duidelijke naamgevingsconventie, documentatie en periodieke controles helpen bij betrouwbaarheid en traceerbaarheid. Voorbeelden van toepassingen zijn administratie, archieven, bibliotheken en juridische dossiers.