inkoopplanning

Inkoopplanning is het proces waarbij de verwachte aankoopbehoeften van een organisatie worden geanalyseerd, gestructureerd en gepland om tijdige, betrouwbare en kostenefficiënte inkopen te waarborgen. Het richt zich op het afstemmen van vraag, aanbod, budget en beleidskaders over een bepaalde periode.

De kerndoelstellingen van inkoopplanning zijn onder meer kostenbeheersing, continuïteit van te leveren producten en diensten, kwaliteit, risicobeperking en naleving van interne en externe regelgeving. Het omvat het ontwikkelen van strategieën per inkoopcategorie, vaststellen van budgetten en procurementtijden, en het opzetten van een transparant procurementplan dat als leidraad dient voor inkoopactiviteiten.

Het planningstraject omvat meestal: het vaststellen van behoeften en specificaties; vraag- en consumptieanalyse; marktanalyse van leveranciers en aanbod; risicobeoordeling; opstellen van een inkoop- en contractstrategie; budgettering en planning van aankopen; afstemming met stakeholders en governance; en het bepalen van monitoring- en evaluatiemethoden. Inkoopplanning sluit aan bij leveranciersselectie, contractbeheer en vorming van lange-termijnrelaties, waarbij vaak gebruik wordt gemaakt van categorie-management en (elektronische) inkooptools.

Organisaties hanteerden doorgaans een onderscheid tussen strategische, tactische en operationele inkoopplanning. De uitvoering vindt meestal plaats binnen een bredere supply chain- en inkoopfunctie, met betrokkenheid van financiën, juridische zaken en interne klanten. Een goed uitgevoerde inkoopplanning verhoogt beschikbaarheid, verlaagt kosten, verbetert leverbetrouwbaarheid en vergroot de kans op naleving van beleidslijnen en regelgeving.