incidentenrapportage

Incidentenrapportage is een gestructureerd proces waarmee een organisatie incidenten registreren, onderzoeken en analyseren met als doel lessen te trekken en herhaling te voorkomen. Het omvat zowel incidenten die daadwerkelijk schade opleveren als casiurelijke situaties, zoals bijna-ongevallen en beveiligings- of kwaliteitsincidenten. Het doel is lerende verbetering en het vergroten van veiligheid en betrouwbaarheid binnen de organisatie.

De toepassing van incidentenrapportage is breed en komt voor in diverse sectoren zoals gezondheidszorg, industrie, ICT en publieke sector. Incidents kunnen betrekking hebben op veiligheid, gezondheid, databeveiliging, operationele hinder of milieu. Vaak wordt naast de feitelijke rapportage ook onderscheid gemaakt tussen ongewenste gebeurtenissen en bijna-ongevallen, omdat beiden waardevolle lessen kunnen opleveren.

Een incidentenrapportage kent doorgaans een aantal kernonderdelen: basisgegevens (datum, tijd, locatie, betrokkenen), een feitelijke beschrijving van wat er is gebeurd, de ernst of impact, directe maatregelen die zijn getroffen, en informatie over mogelijke oorzaken. Daarnaast vindt vaak een analyse plaats (bijvoorbeeld een oorzaakanalyse) en een actieplan met corrigerende en preventieve maatregelen, verantwoordelijke personen en deadlines. In veel organisaties is anonimiteit of vertrouwelijkheid van melding en een niet-straffende cultuur belangrijke randvoorwaarden om meldingen te stimuleren.

Het beheer van incidentenrapportages gebeurt meestal in een centraal registratiesysteem met periodieke evaluatie en rapportage aan het management of toezichthouders. Belangrijke voordelen zijn verbeterde veiligheid, naleving van regels, kwaliteitsverbetering en inzicht in risico’s. Uitdagingen zijn onderrapportage, tijdgebrek en de implementatie van maatregelen, evenals waarborging van privacy en data-integriteit.