dokumentering

Dokumentering er prosessen med å skape, samle inn, organisere og bevare registre som dokumenterer handlinger, beslutninger, prosesser og bevis. Den kan være analog eller digital og har som mål å støtte ansvarlighet, sporbarhet og kunnskapsdeling.

Dokumentering brukes på tvers av sektorer, blant annet offentlig forvaltning, næringsliv, vitenskap, helsevesen og utdanning. Det omfatter tester, rapporter, møteinnkallinger og referater, tekniske tegninger, forskningsdata og prosedyrer, samt metadata og sporbarhet (audit trails).

Nøkkelprinsipper inkluderer nøyaktighet, fullstendighet, autentisitet og pålitelighet; samsvar med gjeldende lover og regler; tilgang og bevaring over tid. Dokumenthistorien bør inkludere opprinnelse, kontekst og endringer, slik at senere brukere kan forstå hva som skjedde.

Praksis for dokumentering innebærer livsløpsstyring: opprettelse, innhenting, organisering, bruk, revisjon, arkivering og kassering. Viktige metoder inkluderer dokumenthåndteringssystemer, versjonskontroll, sikkerhetskopiering, retention schedules og tilgangskontroll. Særlig viktig er riktig metadata, åpne filformater og planer for digital bevaring.

Fordeler inkluderer bedre transparens, kvalitetskontroll og kontinuitet. Risikoer inkluderer informasjonsoverskudd, manglende metadata, sikkerhet og personvern. Beste praksis er å definere formål og ansvarsområde, standardisere maler, bruke kontrollerte vokabularer, regelmessig gjennomgå og oppdatere dokumentasjon, og sørge for opplæring.