dokumentengetriebene

Dokumentengetriebene Ansätze bezeichnen in der Informationstechnik und im Geschäftsprozessmanagement Konzepte, bei denen der Ablauf, das Informationsmodell oder Entscheidungen primär durch Dokumente bestimmt werden. Dabei kann es sich um strukturierte Formulare, unstrukturierte Texte oder gemischte Artefakte handeln. Zentral ist, dass Dokumente als Eingangspunkte, Belege oder Trigger für Prozesse dienen, während Merkmale wie Typ, Inhalt oder Metadaten das weitere Vorgehen steuern.

Kernkomponenten sind Dokumentenmanagementsysteme, Content-Management-Systeme, Technologien zur Texterkennung (OCR), Metadaten- und Taxonomiesysteme, regelbasierte Workflows und Audit-Trails. Dokumente werden gespeichert, versioniert, klassifiziert und mit Metadaten versehen, um Retrieval, Verarbeitung und Archivierung zu unterstützen.

Anwendungsbereiche umfassen das Vertrags- und Rechnungsmanagement, regulatorische Dokumentation, Aktenführung, E-Delivery und papierarme Büroworkflows. Typische Szenarien sind die automatische Verarbeitung eingehender Belege, die Freigabe von Dokumenten nach definierten Regeln und die revisionssichere Archivierung.

Vorteile umfassen bessere Nachvollziehbarkeit und Compliance, Effizienz durch Automatisierung repetitiver Tätigkeiten, verbesserte Suchbarkeit und eine engere Verknüpfung von Dokumenten mit Geschäftsprozessen. Herausforderungen bestehen in Qualitäts- und Versionsmanagement, Interoperabilität, Datenschutz und Sicherheit, sowie der anspruchsvollen Extraktion relevanter Daten aus unstrukturierten Dokumenten.

Bezug zu datengetriebenen Ansätzen: Dokumentengetriebene Modelle fokussieren auf Dokumente als zentrale Informationsquelle, wohingegen datengetriebene Ansätze stärker auf strukturierten Systemzuständen beruhen. In der Praxis sind beide Ansätze oft kombiniert, um Prozesse robust und auditierbar zu gestalten.