documentenverificatie

Documentenverificatie is het proces waarbij de echtheid en geldigheid van documenten die als bewijs van identiteit, recht of status worden gebruikt, worden gecontroleerd door een organisatie. Het wordt toegepast in overheidsdiensten, banken, verzekeraars, werkgevers, educatieve instellingen en zorginstellingen, onder meer voor onboarding, identiteitscontrole en compliance.

Veel voorkomende documenten zijn identiteitsdocumenten zoals een paspoort, identiteitskaart of rijbewijs, evenals geboortebewijzen, diploma’s, certificaten en officiële bedrijfsdocumenten. Het doel van documentenverificatie is om de authenticiteit, geldigheid en nauwkeurigheid van de gegevens te waarborgen en zo fraude te voorkomen, risico’s te beperken en te voldoen aan regelgeving.

De verificatie kan handmatig plaatsvinden door getrainde medewerkers of automatisch met technologieën zoals OCR (optical character recognition), beeldanalyse, detectie van authenticiteitskenmerken en liveness-checks. Daarnaast kan automatische verificatie plaatsvinden door vergelijking met betrouwbare databanken en registers (overheidskader, onderwijsinstellingen, krediet- en bedrijfsregistries). In veel sectoren wordt documentenverificatie ondersteund door serviceproviders en keurmerken die aanvullende beveiligings- en privacyprocedures bieden.

Uitkomsten van het proces kunnen zijn: de documenten zijn geverifieerd, nader onderzoek is nodig, of de documenten zijn afgewezen. Belangrijke praktijken zijn onder meer het vastleggen van verificateresultaten, het bieden van audit trails en naleving van privacywetgeving. Relevante regelgeving omvat onder meer privacywetten zoals de AVG (GDPR in Europees rechtsgebied) en, waar van toepassing, eIDAS-voorzieningen en AML/KYC-richtlijnen.

Uitdagingen omvatten vervalsing, beperkte beeldkwaliteit, documenten in verschillende talen en privacyzorgen. Doel is betrouwbare identificatie met respect voor beveiliging en wettelijke vereisten.