contactlijst

Een contactlijst is een georganiseerde verzameling contactgegevens van personen of organisaties, bedoeld om communicatie mogelijk te maken en samenwerking te vergemakkelijken. In digitaal formaat wordt een contactlijst vaak opgeslagen in adressenboeken, e-mailclients, CRM-systemen of mobiele apps.

Inhoud van een contactlijst kan bestaan uit naam, telefoonnummer, e-mailadres, adres, functie, bedrijf en aanvullende informatie zoals notities, geboortedatum of sociale media-profielen. Digitale lijsten kunnen ook categorieën of groepen bevatten om contacten op basis van relaties of doeleinden te ordenen. De gegevens kunnen per context verschillen, bijvoorbeeld een persoonlijke adresboek versus een zakelijke CRM-database.

Gebruik van een contactlijst varieert van persoonlijk contact tot organisatorisch beheer. Lijsten worden gebruikt voor communicatie, netwerken, distributie van nieuwsbrieven of uitnodigingen, en als basis voor klantenbeheer, sales en planning. Bestanden kunnen worden geïmporteerd of geëxporteerd in formaten zoals vCard (.vcf) of CSV, en gesynchroniseerd tussen apparaten en platforms.

Beheer en kwaliteit van contactlijsten zijn belangrijk. Regelmatig controleren op dubbele items, verouderde informatie verwijderen en back-ups maken dragen bij aan betrouwbaarheid. In organisaties kan een centrale contactlijst deel uitmaken van een klantrelatiebeheer (CRM) systeem en integreren met e-mailmarketing of planningstools.

Privacy en regelgeving spelen een cruciale rol bij contactlijsten. Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens valt meestal onder de AVG/GDPR. Toestemming, doelbinding, minimale gegevens en bewaartermijnen zijn vereist, en passende beveiliging is noodzakelijk. Betrokkenen hebben rechten zoals inzage, rectificatie en verwijdering, en het delen met derden vereist duidelijke toestemming en contractuele beveiligingsafspraken.