Waarschuwingsprocedures komen voor in diverse omgevingen, zoals arbeidsplaatsen met chemische of fysieke risico’s, productieomgevingen, openbare veiligheid en IT- of cybersecurity-incidenten. Ze bevatten vaak zowel operationele als communicatieve elementen en zijn onderdeel van bredere risico- en noodmanagementsystemen.
- Keuzelogica voor waarschuwingen: welke boodschap wordt gegeven, op welk moment en via welk kanaal.
- Communicatiemiddelen: luidsprekers, intercom, e-mail, SMS, bedrijfsapps, digitale borden en sociale media.
- Rollen en verantwoordelijkheden: wie het signaal afgeeft, wie communiceert en wie de situatie monitort.
Een typische waarschuwingsprocedure bevat het eerste waarschuwingssignaal, eventuele escalatie naar meer ingrijpende maatregelen, aanwijzingen voor acties door betrokkenen, intrekking of wijziging van de waarschuwing en een na-actie evaluatie. Documentatie en registratie zijn cruciaal.
Berichten moeten duidelijk, beknopt en specifiek zijn, met informatie over aard van gevaar, locatie, aanbevolen acties, tijdsduur en contactpunten voor aanvullende informatie. Woordenlijsten en standaardcodes worden vaak gebruikt om misinterpretatie te voorkomen.