Verwaltungskosten

Verwaltungskosten bezeichnet man im Rechnungswesen als Kosten, die nicht direkt einem bestimmten Produkt, Auftrag oder Prozess zugeordnet werden können. Sie entstehen durch Verwaltung, Leitung und allgemeine organisationale Tätigkeiten eines Unternehmens und gehören in der Kostenrechnung zu den Gemeinkosten, neben den Herstellungskosten und den Vertriebskosten.

Zu den typischen Positionen gehören Gehälter und Sozialleistungen von Verwaltungs- und Managementpersonal, Kosten für Büro- und Gebäudemiete, Energie, Kommunikation, IT-Infrastruktur, Abschreibungen auf Büroausstattung, Versicherungen, Rechts- und Beratungskosten, Buchführung, Steuern sowie Reisekosten der Verwaltung und Bürobedarf. Je nach Branche und Unternehmensstruktur können weitere Posten wie Facility-Management, Qualitätsmanagement oder Compliance-Kosten hinzukommen.

Da Verwaltungskosten keiner konkreten Leistung unmittelbar zugewiesen werden können, werden sie in der Kostenrechnung üblicherweise als Gemeinkosten behandelt. In der Kostenartenrechnung werden sie zusammen mit Vertriebskosten den Gemeinkosten zugerechnet, in der Kostenstellenrechnung auf zentrale Verwaltung-, Personal- oder IT-Kostenstellen verteilt und anschließend in der Kostenträgerrechnung auf Produkte oder Dienstleistungen verteilt. Verteilungsschlüssel können Lohnstunden, Fläche, Nutzungsdauer von Ressourcen oder andere Verursachergrößen sein.

Moderne Verrechnungsmethoden wie Activity-Based Costing (ABC) ermöglichen eine detailliertere Zuordnung der Verwaltungskosten zu bestimmten Aktivitäten und Kostenträgern, um realistischere Produktkosten zu ermitteln. Verwaltungskosten sind damit relevanter Bestandteil von Budgetierung, Preisgestaltung und Profitabilitätsanalysen. Unternehmen streben oft Effizienzsteigerungen an, um Verwaltungskosten zu senken, etwa durch Prozessoptimierung, Digitalisierung oder Outsourcing bestimmter Funktionen.