Verteilungsschlüssel

Der Verteilungsschlüssel bezeichnet einen Regelmaßstab, nach dem ein Gesamtbetrag, eine Ressource oder eine Kostenposition auf mehrere Empfänger, Abteilungen oder Kostenträger verteilt wird. Ziel ist es, die Verteilung nachvollziehbar, gerecht und verursachungsgerecht zu gestalten, oft basierend auf einem Treiber wie Nutzung, Umfang oder Verantwortung.

In der Kostenrechnung unterscheidet man häufig zwischen Primärverteilung und Sekundärverteilung. Die Primärverteilung ordnet direkte Kosten den Kostenstellen zu; Gemeinkosten werden durch einen Verteilungsschlüssel auf die Kostenstellen oder Kostenträger verteilt. Die Sekundärverteilung erfolgt innerhalb des Kostenrechnungssystems, etwa wenn Kosten einer Hilfskostenstelle auf andere Kostenstellen verteilt werden, oft anhand von Treibern wie Maschinenstunden oder Personalstunden.

Gängige Verteilungsschlüssel umfassen Größen, die als Treiber geeignet sind: Fläche oder Quadratmeter für Gebäudekosten, Personalanzahl oder -stunden für Personalkosten, Umsatz, Stückzahlen oder Maschinenstunden für produktionsbezogene Kosten, Zeitaufwand oder Nutzerzahlen für IT- oder Servicekosten. Die Wahl des Schlüssels sollte die tatsächliche Nutzung oder verursachte Kosten möglichst genau widerspiegeln.

Wichtige Aspekte sind Transparenz, Nachprüfbarkeit und Dokumentation. Der Schlüssel muss nachvollziehbar begründet, regelmäßig überprüft und bei Veränderungen angepasst werden. Verteilungsschlüssel finden breite Anwendung in der internen Kostenverrechnung, der Leistungsabrechnung, der Budgetsteuerung sowie in der Abrechnung gegenüber Dritten oder Fördermittelgebern.