Upphandlingscykler

Upphandlingscykler är den återkommande processen som organisationer följer när de planerar, genomför och följer upp upphandlingar av varor, tjänster eller byggentreprenader. Syftet är att möta ett behov på ett sätt som balanserar kostnad, kvalitet, leveranssäkerhet och risker, samtidigt som krav på öppenhet och rättssäkerhet uppfylls.

Cykeln består av flera faser. Behovsanalys och målformulering sätter ramarna för vad som ska upphandlas och vilka resultat som eftersträvas. Marknadsanalys bedömer vilka leverantörer som kan leverera och till vilka villkor. Upphandlingsstrategi och planering fastställer hur upphandlingen ska genomföras, inklusive kravspecifikation och tidsplan. Kravspecifikation och anbudsinbjudan kommunicerar vad som efterfrågas, följt av själva anbudsförfarandet, där leverantörer lämnar erbjudanden. Utvärdering och tilldelning avgör vilket erbjudande som uppfyller krav och ger bästa värde. Kontrakt och genomförande följer, med kontraktshantering och leveransen som mått på resultat, och slutligen uppföljning och lärande inför nästa cykel.

Regler och ramverk skiljer ofta mellan offentliga och privata sektorer. Offentliga upphandlingar styrs vanligtvis av nationell lagstiftning och EU-rätt, med principer om öppenhet, likabehandling och proportionalitet. Inom privat sektor används interna policys och standardavtal. Olika upphandlingsprocedurer finns, som öppen upphandling, begränsad upphandling och konkurrenspräglad dialog.

Digitalisering spelar en allt större roll, exempelvis genom e-upphandling och elektroniska anbud, vilket ökar spårbarhet och effektivitet. Upphandlingscykler fokuserar ofta på livscykelkostnader och hållbarhet för att uppnå långsiktigt värde.