Teilnehmerlisten

Eine Teilnehmerliste ist eine geordnete Aufstellung der Personen, die zu einer Veranstaltung, einem Kurs, Wettbewerb oder einer Versammlung angemeldet sind. Sie dient der Organisation, dem Check-in, der Akkreditierung und der Verteilung von Materialien und Informationen. In der Regel enthält sie Namen, ggf. Institution oder Organisation, Kontaktdaten und weitere registrierungsbezogene Informationen.

Inhalt und Formate: Typische Felder umfassen Name, Organisation, Funktion, Registrierungsart, Teilnehmerstatus, Ankunftszeit, Präsenzstatus, spezielle Anforderungen (Ernährung, Barrierefreiheit). Formate reichen von Papierlisten über digitale Tabellen in Veranstaltungsmanagement-Systemen bis zu exportierten CSV- oder PDF-Dateien. Listen können in Echtzeit aktualisiert werden.

Anwendungsbereiche: In Sportveranstaltungen dienen Teilnehmerlisten Startlisten, Gruppen- oder Startzeiten; bei Konferenzen erleichtern sie Check-in, Namensschild- und Materialausgabe; in Prüfungen oder Kursen dienen sie der Zutrittskontrolle, Zertifikatsvergabe und Anwesenheitsaufzeichnung.

Datenschutz und Rechte: Da es sich um personenbezogene Daten handelt, gelten Datenschutzbestimmungen, insbesondere DSGVO. Organisatoren müssen Zweckbindung, Datensparsamkeit, Zugriffsbeschränkungen und Speicherfristen beachten, Betroffene informieren und ggf. Einwilligungen einholen. Weitergabe erfolgt ausschließlich an notwendiges Personal oder Dienstleister; Veröffentlichung in öffentlich zugänglichen Listen bedarf besonderer Zustimmung.

Pflege und Verwaltung: Die Erstellung, Abgleich mit Anmeldedaten, Aktualisierung von Präsenz- und Statusdaten sowie Fehlerkorrekturen gehören zu den Aufgaben des Veranstaltungsadministrators. Eine revisionssichere Versionierung und regelmäßige Abstimmung mit dem Registrierungsstatus verbessern Zuverlässigkeit; Nach der Veranstaltung kann eine Archivierung oder sichere Löschung erfolgen.