Teilnehmerliste

Eine Teilnehmerliste ist eine strukturierte Aufstellung der Personen, die an einer Veranstaltung, einem Kurs, einem Wettkampf oder einer Sitzung teilnehmen oder teilgenommen haben. Sie dient der Organisation, der Kommunikation und der Nachverfolgung von Teilnahmen.

Inhaltlich kann sie Namen, Vornamen, Institution oder Arbeitgeber, Funktion, Kontaktdaten, Anmeldezeit, Teilnahme-Status (angemeldet, anwesend, abwesend) sowie ggf. Unterschrift und Zutritts- oder Aufenthaltsnotizen enthalten. Je nach Kontext können auch Rollen wie Dozent, Referent oder Betreuer vermerkt sein. Für Zertifikate, Abrechnung oder Raumzuteilung lassen sich weitere Felder ergänzen.

Formate reichen von handschriftlichen Listen über Tabellen in Tabellenkalkulationsprogrammen bis zu Datenbanken oder Registrierungsplattformen. Typische Felder sind Name, Vorname, Organisation, E‑Mail, Telefon, Anmeldezeit, Status und Raum- bzw. Slot-Zuordnung. In digitalen Systemen lassen sich diese Listen leicht exportieren, aktualisieren und mit anderen Tools verknüpfen.

Verwaltung und Nutzung: Listen werden vor Ort oder online geführt, regelmäßig aktualisiert und ggf. zur Ausgabe von Teilnahmebescheinigungen oder zur Abrechnung herangezogen. Daten sollten nur für den vorgesehenen Zweck verwendet, sicher geschützt und nach Anspruchszeit gelöscht oder anonymisiert werden.

Rechtliche Aspekte: Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Teilnehmerliste unterliegt Datenschutzvorschriften. Es gelten Prinzipien wie Zweckbindung, Datenminimierung, eingeschränkter Zugriff und klare Löschfristen. Bei Minderjährigen benötigen viele Rechtsordnungen zusätzliche Einwilligungen oder Schutzvorschriften.

Varianten und Best Practices: Bezeichnungen wie Anwesenheitsliste oder Gästeliste sind je nach Kontext üblich. Bei Online-Events erfolgen oft automatisierte Exporte in CRM-Systeme; eine Weitergabe sollte nur mit Einwilligung erfolgen.