Systeematiseren

Systeematiseren is het proces waarbij elementen, taken of informatie op een systematische en coherente manier worden georganiseerd. Het doel is om voorspelbaarheid, transparantie en herbruikbaarheid te vergroten, door een structureel model te hanteren waarin relaties en afhankelijkheden duidelijk zijn. De term komt voort uit het woord systeem en het achtervoegsel -atiseren, wat op het creëren van een systematische aanpak wijst.

In de praktijk omvat systeematiseren meestal een aantal stappen: het vaststellen van doel en scope, het analyseren van de elementen die betrokken zijn, en het classificeren of indelen van deze elementen volgens logische relaties. Vervolgens wordt er een model ontwikkeld, zoals een taxonomie, een proceskaart of een ontologie, en wordt dit model gedocumenteerd met normen en afspraken. Tot slot volgt implementatie en onderhoud, zodat het systeem meegaat met veranderingen en voortdurend actueel blijft.

Toepassingsgebieden zijn onder meer bedrijfsvoering en procesbeheer, informatie- en kennisbeheer (bijv. classificatiesystemen en metadata), bibliotheek- of archiefbeheer, onderwijs en onderzoekspraktijken. Voordelen omvatten betere besluitvorming door consistente informatie, vergroting van efficiëntie doordat hergebruik mogelijk is, en verbeterde traceerbaarheid. Mogelijke uitdagingen zijn onder meer initiële complexiteit, de noodzaak van onderhoud en de kans op over-engineering als het model te strikt wordt toegepast.

Voorbeelden zijn het ontwerpen van een taxonomie voor klanttypes, het modelleren van bedrijfsprocessen met flowcharts of het structureren van onderzoeksconcepten in een gemeenschappelijke terminologie. Systeematiseren werkt doorgaans samen met standaardisatie en documentatie om duurzame resultaten te leveren.