Softwarelizenzmanagement

Softwarelizenzmanagement ist der systematische Prozess zur Verwaltung von Softwarelizenzen über ihren Lebenszyklus hinweg. Ziel ist die Einhaltung vertraglicher Bestimmungen, die Vermeidung von Auditrisiken und die Optimierung der Kosten durch bedarfsgerechte Beschaffung, Bereitstellung und Nutzung von Software.

Der Umfang reicht von der Beschaffung über die Vertragsverwaltung und Bereitstellung bis zur Nutzung, Inventarisierung und Entitlements. Zentrales Ziel ist eine verlässliche Lizenzbibliothek, die Installationen, Aktivierungen, Nutzungsdaten und laufende Verträge abbildet. Typische Lizenzformen umfassen unbefristete Lizenzen, Abonnements, Nutzungsbasierte oder SaaS-Verträge sowie volumenbasierte Lizenzen. Auch Open-Source-Komponenten fallen in den Bereich, ebenso Cloud-Entitlements.

Wichtige Prozesse sind: Software-Inventarisierung und Discovery, Abgleich von Installationen und Berechtigungen (Reconciliation), Pflege einer Lizenzdatenbank, Nutzungsmetriken, Auditvorbereitung, Lizenz- und Vertragsmanagement sowie Kosten- und Compliance-Reporting. Governance erfolgt durch klare Rollen (IT, Einkauf, Compliance, Finanzen), Richtlinien und Change-Management.

Zu den unterstützenden Technologien zählen Software Asset Management (SAM) Systeme, IT-Asset-Management-Tools, Discovery-Agenten oder -Agentless-Lösungen, Lizenz-Management-Datenbanken und Cloud-Entitlements-Tools.

Herausforderungen sind Schatten-IT, unübersichtliche Cloud-Lizenzen, komplexe Lizenzmetriken und steigende Lizenzkosten. Best Practices umfassen eine zentrale Lizenzdatenbank, regelmäßige Audits, automatische Entdeckung, Optimierung von Nutzungen, Stilllegungen ungenutzter Lizenzen, Vertragsüberwachung und enge Zusammenarbeit mit Anbietern.

Internationale Standards wie ISO/IEC 19770-1 unterstützen das Vorgehen, ebenso die Einhaltung von Endbenutzer-Lizenzverträgen und Open-Source-Lizenzen sowie Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen.