Prozessdiagramme

Prozessdiagramme sind grafische Darstellungen von Arbeitsabläufen, die die Abfolge von Aktivitäten, Entscheidungspunkten, Eingaben und Ausgaben sowie die beteiligten Rollen und Informationsflüsse abbilden. Sie dienen der Analyse, Dokumentation und Optimierung von Prozessen und erleichtern die Kommunikation zwischen Fachbereichen, IT und Management.

Zu den gängigsten Typen gehören Flussdiagramme, BPMN-Diagramme, UML-Aktivitätsdiagramme und Datenflussdiagramme. Flussdiagramme stellen die Ablauffolge mit Standardformen dar, darunter Start/Ende (Oval), Aktivität (Rechteck), Entscheidung (Raute) und Pfeile als Flusslinien. BPMN (Business Process Model and Notation) ergänzt diese Formen um Pools und Lanes zur Zuordnung von Verantwortlichkeiten, Tasks, Gateways und Events. UML-Aktivitätsdiagramme dienen der Modellierung von Abläufen in der Softwareentwicklung, während DFDs primär den Fluss von Daten zwischen Prozessen abbilden.

Beim Erstellen von Prozessdiagrammen sollten Klarheit und Konsistenz im Vordergrund stehen: Scope festlegen, Informationen von Stakeholdern sammeln, den Prozess in konkrete Schritte zerlegen, Symbole sinnvoll verwenden, Verbindungen eindeutig kennzeichnen und das Diagramm mit den Beteiligten validieren. Eine sinnvolle Struktur, etwa durch Hierarchien oder Swimlanes, erleichtert das Verständnis, insbesondere bei komplexen Prozessen.

Anwendungsfelder reichen von der Dokumentation des Ist-Zustands über die Unterstützung von Prozessverbesserungen (Lean, Six Sigma) bis hin zur Schulung von Mitarbeitenden und dem IT- bzw. Anwendungsdesign. Vorteile sind erhöhte Transparenz, bessere Nachvollziehbarkeit von Abläufen, Identifikation von Engpässen und Standardisierung von Prozessen. Zu beachten sind potenzielle Komplexität bei großen Prozessen, die Pflege und Aktualisierung sowie die Auswahl passender Notationen für die Zielgruppe.