Probenmanagement

Probenmanagement bezeichnet die systematische Planung, Erfassung, Kennzeichnung, Lagerung, Transport und Entnahme von Proben in Laboren, Biobanken und Prüfinstitutionen. Ziel ist es, Proben sicher, rückverfolgbar und verfügbar zu halten, damit aus ihnen zuverlässige Analysen, Vergleiche und Forschungsarbeiten erfolgen können. Der Bereich verbindet Laborpraxis, IT-Unterstützung und Qualitätsmanagement.

Zentrale Elemente sind die Probenakquise, die eindeutige Kennzeichnung (Barcodes oder RFID), Stammdatenführung in einem LIMS oder ELN, sowie die Dokumentation der Herkunft, des Nutzungszwecks und der Verfügbarkeit. Die Kette der Aufbewahrung (Chain of Custody) muss lückenlos dokumentiert sein. Weitere Aspekte umfassen Proben aliquotieren, Containerisierung, Transportlogistik und Temperaturführung, einschließlich Temperaturüberwachung und Kühlkettenmanagement.

Qualitätssicherung und Compliance spielen eine wesentliche Rolle. Zweckserläuterungen, SOPs, Validierungen, regelmäßige Audits und Risikoanalysen sichern die Integrität der Proben. Daten- und Datenschutz, Zugriffskontrollen, Probenarchivierung, Vernichtung nach geltendem Recht sowie Notfallpläne bei Verlust oder Beschädigung der Proben sind Bestandteil des Prozesses.

Typische Anwendungen sind klinische Laboratorien, Biobanken, Umwelt- und Lebensmittelforschung sowie forensische Analysen. Organisationsstrukturen umfassen Rollen wie Probenlogistik, Lagerung, Qualitätsmanagement und IT-Support. Internationale Standards wie ISO 20387 Biobanking, GDP für Transport und ISO 9001 unterstützen gute Praxis und Nachvollziehbarkeit der Probenkette.